賃貸管理会社をトラブルなく変更する方法7Step

「今の賃貸管理会社はミスばっかりで限界！もう変更したいなあ…どんな風に手続きしたらスムーズなんだろう」

「賃貸管理会社の変更方法ってどうしたらいい？トラブルなく解約して、今度こそいい管理会社と契約できたらなあ」

トラブルやミスの多い賃貸管理会社と契約中の場合、このように限界を感じて変更方法について模索している方も多いかと思います。

賃貸管理会社の変更手順は、以下7つのSTEPでおこないます。

また実は賃貸管理会社の変更は、今日明日に思いついてすぐにできることではありません。

入念な準備や引き継ぎは、その後の賃貸経営に関わるため非常に重要であり、基本的に数か月はかかります。

適切な手順を踏まずに進めば、経済的損失や入居者トラブル、最悪の場合は退去となる場合もあるため、手順通りに着実に進めることが大切です。

本記事を読めばトラブルリスクを最小限に抑えられるだけでなく、あなたにとって最適な賃貸管理会社との契約に結べますので、ぜひご覧ください。

1. 賃貸管理会社の変更（1）管理委託契約書を確認する

賃貸管理会社を変更するには、まず現在契約している賃貸管理会社との管理委託契約書を確認し、いつ頃解約できるのか把握してください。

確認する項目は、以下の2つです。

賃貸管理会社を変更するのは、思い立ったらいつでもできるわけではありません。

仮に明日にでも解約したい、という要望があるのであれば解約予告期間までの、〇か月分の管理報酬相当額を支払う必要があります。

実際に国土交通省が提示している賃貸住宅標準管理委託契約書には第20条に、解約申し入れには3か月設けています。

また賃貸管理会社によりますが、1年以内の解約に違約金を設定しているケースもあるので、発生の有無を事前に確認してコストができるだけ発生しないようにしましょう。

2. 賃貸管理会社の変更（2）現在の「不満と満足」ポイントを整理する

最短いつ頃解約できるのか把握できたら、今契約している賃貸管理会社の「不満と満足」ポイントをそれぞれ整理してください。

不満なところは次の賃貸管理会社に活かすためにもちろん重要ですが、いいサービスも引き続き求めることが大切です。

とくにサービスが低下すると入居者の満足度が減り、クレーム発生の原因となるため注意が必要です。

たとえば、以下のような点において、不満もしくは満足しているか現管理会社について見つめ直してください。

※宅地建物取引士：不動産業界の基本資格

※賃貸不動産経営管理士：賃貸住宅の管理業務に特化した国家資格

つい不満な点にばかり目がいってしまいがちですが、旧管理会社の対応について整理しておくことが重要です。

現在契約中の管理会社がどこまで満たしているか、さらに改善を求めるのはどのようなことか、洗い出してみましょう。

3. 賃貸管理会社の変更（3）新たな管理会社を探して決める

現在契約中の管理会社について整理できたら、新たな管理会社を探して決めていきます。

このとき何よりも重要なのが、複数社を比較することです。

1社にいきなり絞って現在契約中の管理会社と比較するのはリスクが大きく、失敗する可能性が高いです。

少なくとも3～4社は管理会社をピックアップして、「2. 賃貸管理会社の変更（2）現在の「不満と満足」ポイントを整理する」のチェック項目をもとに、金額と依頼範囲、質を比較していきましょう。

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4. 賃貸管理会社の変更（4）新管理会社との入念な打ち合わせ・契約をおこなう

新たな管理会社を決めたら、認識のズレがないよう入念な打ち合わせをしたのち、契約をしていきます。

打ち合わせでは、次のような項目を漏れのないよう確認してください。

一つひとつ確認し、納得できたら協議で合意した内容をもとに賃貸管理委託契約書を結びます。

5. 賃貸管理会社の変更（5）旧管理会社へ「規定期間」に解約通知を送る

新管理会社との入念な打ち合わせを済ませ、契約を結べたところで旧管理会社へ「規定期間」に解約通知を送ります。

解約通知は「言った、言わない」といった事態を避けるために、口頭ではなく書面で用意してください。（※ただし担当者と頻繁に連絡を取っている、などの事情があれば先に口頭で伝えたのち、書面で郵送したほうが角が立たないケースもあります。）

解約通知書には規定の用紙はありませんが、トラブル防止のため、以下のような内容を記載しましょう。

自身で用意することが難しければ、「管理会社　解約通知　ひな形」のように検索すると、複数の企業からひな形が提供されています。

ひな形を活用すると、伝えるべき記載項目の抜け漏れリスクを減らせるのでおすすめです。

追跡できるレターパックで、確実に解約通知書を規定日までに送りましょう。

6. 賃貸管理会社の変更（6）入居者への事前周知を徹底する

旧管理会社へ解約を伝えたら、入居者にも事前周知を徹底します。

入居者が新しい連絡先を覚えたり、家賃の振込先を変更したりする時間を十分に確保できるよう、早めの通知が必須です。

入居者の生活に直接影響するため、最低でも変更1か月前、理想としては1.5〜2か月前には伝えましょう。

通知には以下のような方法があり、単一の方法だけでは見落とされる可能性があるため、複数組み合わせることをおすすめします。

複数の方法で通知するには手間がかかりますが、管理会社の変更は入居者にも迷惑をかけます。

信頼関係を維持し、管理会社の移行をスムーズに進められるよう、丁寧に説明して理解を得ましょう。

さらにクレーム予防のためにも、管理会社だけに任せることはせず、オーナー自身も動いて必ず入居者全員に把握してもらうことが重要です。

7. 賃貸管理会社の変更（7）新旧管理会社で引き継ぎを実施する

賃貸管理会社を変更する最後の工程は、新旧管理会社の引き継ぎです。

電話やメールだけでは情報の伝達漏れが生じやすくなるため、引き継ぎではオーナー、旧管理会社、新管理会社の三者が直接会って打ち合わせを開催することが望ましいです。

事前に引き継ぎ項目のチェックリストを作成して、抜け漏れなく説明していきます。

引き継ぎ作業では、各項目について、「引き継ぎ済」「未完了」「保留事項」を明記した確認書を三者で署名・押印していくとわかりやすいです。

万が一解約日までに完了できない事項（進行中の工事など）があれば、責任の所在と対応方法を明文化しておくと、のちのちのトラブル防止になります。

8. まとめ

賃貸管理会社の変更方法について、おわかりいただけましたでしょうか？

最後に、本記事の要点をまとめていきます。

賃貸管理会社は以下の手順で変更していきます。

あなたが本記事を参考に、管理会社を滞りなく変更できましたら幸いです。